Hyvä PowerPoint-esitys on käsitteenä yhtä lailla abstrakti, kuin ”hyvä valokuva” tai ”hyvä maalaus”. Mikä miellyttää toista, ei välttämättä uppoa toiselle lainkaan. Viime kädessä kyse on siitä, millaista tietoa ja tunnetta esityksellä halutaan välittää, ja mikä vaikutus saada aikaan. Siksi hyvän esityksen suunnittelu alkaakin tavoitteiden kirkastamisesta ja kohderyhmän ymmärtämisestä.
Abstraktit pohdinnat sikseen, on olemassa myös joukko sudenkuoppia, jotka välttämällä esitys todennäköisesti toimii tilanteesta riippumatta. Välttämällä nämä virheet autat varmistamaan, että esityksistäsi jää mieleen ennemmin asiasi, kuin sitä kuvanneiden kalvojen karmeus.
Hyvä PowerPoint-esitys on helppo ja kevyt seurata
Vältä liian täyteen ahdettuja kalvoja!
Kenties perinteisen PowerPoint-kalvojen kanssa tehty virhe on niiden tunkeminen liian täyteen sisältöä. Kun innostunut esittäjä päättää änkeä kaiken mahdollisen tiedon asiasta samaan esitykseen – ja samalla ajattelee palvelevansa yleisöä pitämällä kalvojen määrän pienenä – on lopputulos usein jotain aivan muuta kuin helposti ymmärrettävä ja seurattava materiaali.
Katsojan on paljon helpompi ymmärtää viisi peräkkäistä kalvoa, joilla kuillakin on yksi asia, kuin yksi kalvo, jolla on viisi asiaa. Ja mitä helpompi jokin asia on ymmärtää, sitä uskottavampana sitä pidetään. Pidä tämä mielessäsi, kun ensi kerran meinaat lähteä sisällön kanssa laukalle!
Hyvä PowerPoint-esitys on taitettu harmonisesti
Katso tasaukset kuntoon!
Tasaus-toiminnot ovat yksi tärkeimmistä PowerPointin ominaisuuksista. Viimeistelemättä jääneet tasaukset ovat kuin hampaiden väliin juuttunut salaatinlehti. Vaikka ulkoasu ja ulosanti olisivat muuten kuinka viimeisen päälle, vetää tämä epäkohta aina huomion itseensä.
Tasaamatta jääneet elementit antavat kokonaisuudesta viimeistelemättömän vaikutelman. Tämä vaikutelma leviää esitysmateriaalista kuin varkain koskemaan myös niin sen sisällön kuin itse esittäjänkin uskottavuutta.
Hyvä PowerPoint-esitys on tehty tiettyyn tilanteeseen tietylle yleisölle
Valitse taitto ja yksityiskohdat tilanteen mukaan!
Väärin koostettu esitys väärässä tilanteessa on kuin verkkarit neuvotteluhuoneessa. Siinä ei itsessään välttämättä ole mitään vikaa, mutta se on vain väärässä paikassa.
Väärin koostetusta esityksestä on kyse, kun esittäjä alkaa puhua ääneen selvästi paremmin luettavaksi sopivaa kalvoa, tai kun esityksen jälkeen saat muistiin talletettavaksi kokoelman inspiroivia kuvia.
Hyvä esitys soveltuu sille suunniteltuun käyttötarkoitukseen. Joskus esityksestä voidaan tarvita myös useampi versio palvelemaan erilaisia tilanteita. Muista siis miettiä, miten ja missä esitystäsi käytetään - ja josko näihin tapauksiin tarvitaan itse asiassa useampi versio - kun ensi kerran alat tehdä esitystä.
