Perinteinen tapa PowerPoint-esityksen pitämiseen on käynnistää esitys ja hakata nuolta oikealle, kunnes edessä on musta ruutu. Eli kalvo kalvon perään, siinä järjestyksessä mihin ne on esitystä tehtäessä laitettu. Ja eihän tässä tutussa esitystavassa olekaan sinänsä mitään vikaa - kunhan esitystilanne etenee juuri niin kuin ajattelit esitystä tehdessäsi.
Mutta entäpä kun vastaan tulee yllättävä muutos? Kysymys ohi suunnittelemastasi tarinasta, keskustelun polveilu ohi esityksen aiheesta, tai keskeytyneen esityksen jatkaminen halutusta diasta?
Alkaako kuumeinen (ja kiusallinen) kalvojen plärääminen oikean dian löytämiseksi? Vilahteleeko diojen välissä sotkuinen työpöytäsi asiakkaan nimillä varustettuine tiedostoineen ja sähköposti-ilmoituksineen? Jatkatko keskeytyksestä aloittamalla esityksen alusta ja rullaamalla aiemmin näytetyt kalvot pikavauhtia läpi? Ja oletko aidosti sitä mieltä, että tällaisesta tekemisestä jää ammattimainen ja tyylikäs vaikutelma?
On toki helppoa todeta, että näin PowerPoint-esitykset nyt vaan toimivat, ja pieni härvääminen kuuluu aina asiaan, kun on kyse Microsoftin työkaluista. Mutta oikeasti PowerPoint tarjoaa käyttöön koko joukon toimintoja nimenomaan esitystilanteen hanskaamiseksi. Ottamalla nämä haltuun, voit olla varma, että esitystilanteistasi tulee paljon sujuvampia, selkeämpiä ja ammattimaisempia kokonaisuuksia. Myös silloin kun niiden kulkuun tulee yllättäviä muuttujia.
PowerPoint-esityksen aloittaminen
Aloitetaanpa ihan (esityksen) alusta. Meille kaikille lienee tuttua se turhautuminen, kun yrittää hiirellä osua alalaidan pienen pieneen ”Diaesitys” -painikkeeseen. Vähintään yhtä tuttu on myös se pieni myötähäpeä, joka seuraa siitä, kun katsoo sivusta jonkun muun yrittävän samaa.
Nohevimmat saattavat tietää, että vaihtoehtoinen tapa esityksen aloittamiseen löytyy PowerPointin työkalupalkin Diaesitys-välilehdeltä. Siellä laitimmaisina vasemmalla sijaitsevat helpommin osuttavat suuremmat painikkeet esityksen aloittamiseen. Joko sen alusta, tai juuri esillä olevasta diasta.
Näitäkin sujuvampi tapa esityksen aloittamiseen ovat kuitenkin pikanäppäinkomennot. Kaikessa yksinkertaisuudessaan:
F5 – aloittaa diaesityksen ensimmäisestä diasta.
Shift + F5 – aloittaa diaesityksen esillä olevasta diasta.
Näiden, kuten muidenkin F-näppäimiin perustuvien pikakomentojen, kanssa on hyvä huomioida, että jollain tietokoneilla/näppäimistöillä voit joutua painamaan samalla myös Fn-näppäintä ohittaaksesi tietokoneen hallintaan liittyvät pikapainikkeet.
